En un despacho de administración de fincas donde diariamente pueden entrar en mi bandeja de entrada muchos correos, es casi un logro poder verla vacía, pero gracias al método que os voy a explicar, consigo gestionar correctamente la bandeja de entrada de forma rápida y sencilla. Esto hace un tiempo me parecía casi imposible, ya que la lista era interminable y ello me provocaba, como es normal, más estrés en mi trabajo y vida familiar.
El correo electrónico hoy en día es la herramienta mas utilizada para la mayoría de los trabajos y aunque te parezca algo que no tiene apenas importancia, para nuestro trabajo como administradores de fincas, la bandeja de entrada, es vital, ya que tenerla ordenada y gestionada es el 80% de nuestro trabajo. De esta forma, además de aportarte más tranquilidad, te hace ser más productivo y te da la sensación de estar más activo.
Tener tu bandeja de entrada constantemente abierta es un arma de doble filo ya que, vamos viendo acumularse los correos y respondemos a ellos mientras estamos realizando otras tareas que, seguramente son de más importancia. Pero, como es normal, ¿quien no tiene la tentación de abrir los correos cuando ves que estos se van acumulando?.
La base para tener una bandeja vacía empieza por abrir tu correo a unas horas fijas al día, adaptado a tu horario de trabajo y, nunca a primera hora de la mañana, ya que es cuando la mente está más activa para realizar otras actividades de importancia que tienes pendiente. Por poner un ejemplo, en mi caso suelo abrir el correo 2 veces al dia, una a las 11:00 horas de la mañana y otra a la 13:00 horas.
Mi tiempo máximo para dejar mi bandeja de entrada vacía son 20 minutos, esto me obliga a gestionar de forma rápida y sin dejar para más tarde las tareas que nos parecen más pesadas, sustituyéndolas por tareas más irrelevantes y de menor importancia, como suele suceder en muchas ocasiones, email que se lee, email que se gestiona.
Otra de las claves es, no llenar tu Gmail de infinidad de carpetas, ya que te dará la sensación de tenerlo más ordenado pero a la hora de clasificar cada uno de los mails te supondrá un trabajo más costoso. Únicamente tienes que tener las carpetas realmente importantes, por ejemplo, en mi bandeja tengo la carpeta de tareas prioritarias (las que no pueden esperar), tareas para gestionar en mas de 2 minutos y tareas a la espera. Con estas tres carpetas, me es más que suficiente gestionar todos mis correos y poder avanzar mejor en priorizar todas mis tareas.
Gestiona cada mail por orden de entrada y prioridad, pero antes de clasificarlo en alguna de tus carpetas tienes que realizar una serie de preguntas para saber a que carpeta corresponde.
Unos ejemplos de preguntas que deberías de hacer son:
- ¿Se puede gestionar en menos de 2 minutos?
- ¿Es un correo interesante que te gustaría leer con más detalle?
- ¿Requiere una acción inmediata?
- ¿Es algo que no te interesa?…
De esta forma verás como tu bandeja de entrada se vacía de forma rápida.
Es normal que al principio te sea costoso tener este hábito, pero poco a poco serás más ágil y lo que es más importante más productivo, pero como ves, es una forma sencilla de reducir tus niveles de estrés y ser mucho mucho más productivo, así que, pruébalo y verás como te convence.
