En este artículo abordaremos algunas cuestiones importantes sobre el proceso formal del traspaso y entrega de documentación en una Comunidad de propietarios.
Respecto de la relación de la documentación que normalmente se entrega, al final de este artículo tienen una relación de la más relevante.
Normalmente este acto se produce en el despacho del Administrador saliente o destituido, con lo cual se ha de concertar una cita previa para asegurarse de que toda la documentación va a estar lista cuando vayamos a recogerla.
Esta se debe de entregar al Presidente o persona autorizada por él mismo, para recogerla.
Volviendo al proceso en sí de TRASPASO.
Se van entregando los documentos uno a uno con las correspondientes aclaraciones. Al final de este proceso, se firma por parte del nuevo administrador un documento con la relación de la información entregada.
Si ustedes han nombrado a un nuevo Administrador, y quieren que recoja la documentación, deben de autorizarle para que el Administrador ya destituido se la entregue, firmándole una sencilla autorización por parte del PRESIDENTE DE LA COMUNIDAD para que la pueda recoger en su nombre.
Esta autorización es conveniente que se la envíen tanto al nuevo administrador como al antiguo, para evitar problemas y agilizar el proceso.
Y ahora, unos prácticos consejos en la entrega de documentación en una comunidad de propietarios:
• Como a veces se suele demorar este proceso por parte del Administrador saliente, le aconsejamos que cuanto antes (si puede en la misma Junta que se acuerda su destitución) concierte una cita (fecha y hora) para ir a recogerla.
• Asegúrese de que la documentación que se le entrega es exactamente la que consta en la relación que luego ha de firmar.
• Compruebe que el SALDO del banco en el EXTRACTO DE LA ENTIDAD BANCARIA coincide con el SALDO del BANCO que aparece en el balance que se le entrega a una fecha concreta. Así no tendrá ninguna duda sobre su punto de partida.
• También en referencia a las cuentas presentadas, a la misma fecha en la que se le presenta el SALDO del BANCO, que se le detalle la relación de propiedades con deudas y con saldos a favor. Tampoco se olvide de que se le informe de las facturas pendientes de pago a proveedores a fecha de la entrega de documentación
• Si es posible que esta documentación aparezca con el membrete del despacho del anterior administrador o su firma por si luego usted tiene que justificar alguna deuda o saldo inicial con los propietarios que viene de la entrega de documentación.
• Compruebe si existen talones o pagares que no han sido aún cargados en la cuenta y que tampoco están en la matriz…que se los detallen correctamente, para evitar encontrarse luego con cargos en la cuenta que no puede identificar.
• Por último, si existe algún documento importante que no se le entrega, solicite en ese momento un compromiso por parte del Administrador para que se lo haga llegar lo antes posible.
Para consultar un Check list en la entrega de documentación, visite esta web: https://www.administradordefincas.com/comunidad-de-propietarios/ley-propiedad-horizontal/
