Seguramente también empieces la mañana distraído o haciendo tareas que no son prioritarias y tu trabajo diario acabe siendo un desastre, es por ello, que es imprescindible aplicar varias pautas para empezar el día siendo más productivo.
Antes de nada, para quien aun no lo conozca, el método GTD fue ideado por David Allen y proviene de las siglas de las palabras inglesas «Getting Things Done» que significa «terminar las cosas» y es un método sencillo de productividad y muy eficiente, que se basa en la organización personal en el trabajo y cuyo resultado básicamente es hacernos más productivos y vivir sin estrés.
Os puedo asegurar que este método es de mucha ayuda en un despacho de administración de fincas , donde continuamente entran llamadas y visitas que conllevan la realización de alguna acción, que en muchas ocasiones se nos acumulan y nos provoca esos agobios.
Pero, ¿en que consiste el método GTD?, únicamente es la aplicación de cinco sencillas pautas que conllevan un cambio de hábitos en tu organización, tanto dirigido al ámbito personal como en nuestro trabajo de administradores de fincas. Os voy a explicar cada una de ellas:
Lo primero que tenemos que hacer es «recopilar o capturar» toda la información que nos entre mientras trabajamos, el objetivo es borrar de nuestra mente las tareas que aun tenemos pendientes de realizar, para almacenarlas más tarde de forma organizada en un lugar en el que no sea necesario volver a recordarlas.
Para capturar la gran cantidad de tareas que entran en un despacho de administración de fincas, tendremos bandejas físicas, la bandeja de entrada de nuestro e-mail, una agenda o una simple libreta. De esta manera podremos concentrarnos en realizar cada una de ellas en el momento adecuado.
El siguiente paso es «procesar» todas las tareas que has capturado y decidir que vas a hacer con cada una de ellas, si lo pospongo para un día determinado, lo tiro a la papelera, lo pongo como prioritario,…. transformando cada una de mis tareas sin definir en un conjunto de acciones bien organizadas.
Una vez procesadas todas las tareas, nos toca «organizar» cada una en una listas que hayas creado, como puede ser, agenda, proyectos, acciones siguientes, a la espera,…. como te sea más sencillo y cómodo clasificar cada una de ellas.
En el caso, que la acción conlleve menos de 2 minutos de ejecución, puedes optar por realizarla en esos momentos, ya que ahorraras más tiempo que en organizarla, es la famosa «regla de los 2 minutos«.
Cuando ya tenemos estos 3 pasos claros, debemos «revisar» cada una de las listas de forma periódica, un día a la semana o dos, como necesites para saber que lo tenemos todo bajo control. Si te es más sencillo concreta ya un día y hora de la semana para revisarlas.
Y por último, nos queda el paso más importante, «hacer» todas las tareas que hemos almacenado ya que es nuestro objetivo final.
Como has comprobado es muy sencillo de aplicar y sus beneficios compensan, pero para ello deberás crear o eliminar hábitos de trabajo y eso, como es evidente, requiere tiempo y disciplina. Así que no dudes en implantarlo en tu despacho de administración de fincas y «organízate con eficacia».
