Guía práctica para cumplir la ley sin complicaciones.
Vivir en una comunidad de vecinos implica que, a diario, se manejan datos personales, desde tu nombre y teléfono hasta tu número de cuenta o incluso tu imagen si hay cámaras de videovigilancia. Y es normal que surjan preguntas como:
- ¿Pueden circular mis datos sin que yo lo autorice?
- ¿Qué límites hay para las cámaras de seguridad?
- ¿Es legal poner mi nombre en un tablón por impago?
La respuesta está en dos normas clave, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), aplicable en toda la Unión Europea, y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), en vigor en España. Y sí, ambas afectan de lleno al funcionamiento de tu comunidad de propietarios.
Aquí tienes un resumen claro para que la comunidad cumpla la normativa, evite sanciones y, sobre todo, respete la privacidad de todos los vecinos.
1. ¿Por qué importa la protección de datos en una comunidad?
Porque se manejan gran cantidad de datos personales tales como listados de propietarios, correos electrónicos, teléfonos, cuentas bancarias, información sobre deudas o imágenes grabadas por cámaras. Un uso inadecuado puede acarrear multas que, según la gravedad y los recursos de la comunidad, pueden superar los 15.000 €.
Pero más allá de las sanciones, cumplir la ley es también una cuestión de respeto y buena convivencia.
«Proteger la privacidad evita conflictos innecesarios».
2. Quién es responsable de esos datos.
En términos legales, la Junta de Propietarios es la que decide qué hacer con la información y, por tanto, es la responsable del tratamie
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El administrador de fincas, si lo hay, actúa como encargado del tratamiento, ejecutando las decisiones de la Junta, pero esto no significa que pueda usar los datos libremente puesto que, tanto Junta como administrador, están obligados a cumplir estrictamente la normativa.
3. Tipos de datos que maneja la comunidad.
Entre los más habituales están:
- Relación de propietarios y datos de contacto.
- Información bancaria para cobro de cuotas.
- Detalles de deudas comunitarias.
- Grabaciones de sistemas de videovigilancia.
Estos datos deben permanecer confidenciales y usarse únicamente para fines legítimos de la comunidad.
4. ¿Hace falta siempre pedir consentimiento?
No en todos los casos.
No es necesario cuando el tratamiento responde a obligaciones legales o de gestión:
✔ Cobro de cuotas y reclamaciones de impago.
✔ Envío de convocatorias a Juntas.
✔ Gestión de seguros comunitarios.
✔ Tramitación de incidencias o reparaciones.
Sí es necesario en situaciones como:
❌ Crear grupos de mensajería con datos de vecinos sin su permiso.
❌ Instalar cámaras sin aviso previo.
❌ Facilitar información a terceros sin base legal.
5. Cámaras de seguridad; «uso correcto».
Si hay videovigilancia en el edificio, es obligatorio:
- Informar mediante carteles visibles.
- Grabar solo zonas comunes (no vía pública ni espacios privados).
- Conservar las grabaciones un máximo de 30 días, salvo que haya un incidente.
- Restringir el acceso a las imágenes a personas autorizadas.
Ignorar estas reglas puede derivar en una denuncia ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
6. Derechos de los propietarios.
Cada vecino puede:
➡ Solicitar acceso a sus datos.
➡ Corregir información errónea.
➡ Pedir su eliminación cuando no sea necesaria.
➡ Oponerse a ciertos tratamientos.
La comunidad tiene un plazo máximo de un mes para responder a estas solicitudes.
7. Contratos con proveedores externos.
Si se contrata a empresas de limpieza, seguridad o administración que traten datos personales, es imprescindible firmar un contrato de encargo de tratamiento.
De esta forma, se garantiza que esos datos no serán usados indebidamente.
8. Registro de actividades.
Aunque no se requiera un técnico especializado, la comunidad debe tener por escrito:
✔ Qué datos recoge.
✔ Para qué fines.
✔ Quién puede acceder.
✔ Tiempo de conservación.
Este registro es fundamental si la AEPD solicita información.
¿Qué pasa si no se cumple la ley?
Además de posibles multas importantes, la mala gestión de datos genera quejas, tensiones vecinales y pérdida de confianza.
Cumplir con la normativa no es complicado, basta con aplicar sentido común, respetar la privacidad y actuar siempre con base legal.
En caso de duda, es preferible consultar antes de actuar: prevenir problemas siempre es más sencillo que resolverlos.