Protección de datos en comunidades de vecinos, «la mejor inversión para evitar sanciones millonarias”.
¡Evita sanciones y dolores de cabeza con un Delegado de Protección de Datos!
¿Alguna vez te has parado a pensar qué ocurre con tu información personal dentro de tu comunidad de propietarios? Tal vez no lo sepas, pero tu nombre, tu número de cuenta para las cuotas o las grabaciones de las cámaras de seguridad están protegidos por la ley y, ojo, porque un mal manejo de esa información puede acabar en sanciones de hasta «600.000 euros en España» o incluso «20 millones de euros en la Unión Europea». ¡Casi nada!
Aquí es donde aparece la figura del Delegado de Protección de Datos, ¡sí, el DPD! el profesional que puede librar a la comunidad de sanciones innecesarias.
Te explico por qué es tan relevante.
¿Quién controla los datos en la comunidad?
Aunque pueda sorprender, una comunidad de propietarios no solo toma decisiones sobre ascensores o pintado de fachadas, también gestiona datos personales, y ahí entran tres protagonistas principales;
- La Junta de Propietarios. Máximos responsables de los datos: deciden para qué se usan y cómo se tratan.
- El Administrador de Fincas. Si lo hay, ejecuta las decisiones de la Junta, pero no decide sobre los datos.
- El Delegado de Protección de Datos (DPD). El experto que garantiza que todo se haga de acuerdo con la normativa vigente.
Funciones del DPD y por qué puede ser clave.
El DPD es el encargado de evitar sustos legales y, aunque no siempre es obligatorio, en muchos casos se convierte en «altamente recomendable».
- Cuando la comunidad dispone de «cámaras de videovigilancia».
- Cuando se gestionan «datos sensibles», como cuentas bancarias o morosos.
- Si hay «empleados o proveedores externos» (limpieza, seguridad, mantenimiento) que acceden a datos personales.
- Cuando se realizan «envíos periódicos de información» a los vecinos, por ejemplo, vía email.
Su papel es actuar como un «guardián de la privacidad» vigilando que todo se ajuste a la normativa, asesora a la Junta y al administrador, y hacer de enlace con la «AEPD» (Agencia Española de Protección de Datos) en caso de inspecciones o denuncias. En la práctica, es como contar con un seguro contra problemas legales.
¿Y si la comunidad no tiene DPD?
No disponer de un DPD no es ilegal en sí mismo pero puede salir muy caro. Mira algunos ejemplos;
«Cámaras sin control». Se instalan cámaras que graban parte de una vivienda sin informar a los vecinos. Uno denuncia y la AEPD impone sanción.
«Filtración de información». El administrador envía un correo con la lista de morosos y, por error, incluye datos bancarios. Denuncia y multa asegurada.
«Uso indebido». El presidente aprovecha los datos de contacto de los vecinos para promocionar su negocio personal. Resultado, denuncia y sanción.
Con un DPD estas situaciones se previenen, ya que supervisa cada paso para que los datos estén bien gestionados.
Beneficios de contar con un DPD.
1️⃣ Evitar sanciones, asegurando el cumplimiento de la normativa.
2️⃣ Protección de la privacidad, ya que los datos de los vecinos estarán siempre seguros.
3️⃣ Menos conflictos gracias a la tranquilidad y confianza entre los propietarios.
4️⃣ Control de la videovigilancia pues las cámaras instaladas lo están en los lugares realmente necesarios y gestionadas de forma legal.
5️⃣ Interlocución con la AEPD ya que el DPD se encarga de todo si surge una inspección o reclamación.
¿Cómo cumplir la normativa en la comunidad?
La receta para evitar sustos es sencilla;
Informar siempre a los propietarios de cómo se tratan sus datos.
Evitar exponer información personal en tablones accesibles.
Restringir el acceso a datos sensibles solo a quien corresponda.
Gestionar correctamente las cámaras de seguridad.
Contratar un DPD en los casos en que exista un tratamiento continuo o de riesgo.
Recuerda que el «RGPD exige a las comunidades demostrar» que cumplen con la normativa. Antes bastaba con registrar ficheros en la AEPD, pero ahora prima la llamada *responsabilidad proactiva”, es decir, demostrar que realmente se hace bien, y ahí el DPD se convierte en la pieza clave.
Prevenir siempre será más barato que pagar sanciones.
La gestión de datos en una comunidad de propietarios es una cuestión seria.
Cada día se manejan nombres, cuentas y grabaciones, y un error mínimo puede terminar en conflicto o sanción económica, así que, si quieres tranquilidad y evitar multas de gran impacto, contar con un «Delegado de Protección de Datos» es, sin duda, la mejor inversión.
Porque, como dice el refrán, ¡más vale prevenir que lamentar!
AFISER, tu administrador de confianza.
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Si te perdiste la Parte 1, puedes leerla aquí